10 Bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp.

Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :
1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị.

Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp.
Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

4. Đặt mục tiêu cụ thể.

Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng.

Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày.

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.

MỘT SỐ KINH NGHIỆM TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

Một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công

Một văn phòng báo chí của một cơ quan, tổ chức được yêu cầu tổ chức nhiều loại sự kiện công cộng. Có những “sự kiện của giới truyền thông” – là những sự kiện mà báo giới được mời tham dự – và có những sự kiện khác mà giới truyền thông có hoặc không tham dự. Một người phát ngôn báo chí cần có khả năng nắm bắt được tính chất tham dự của bất kỳ một sự kiện nào, có giới truyền thông hay không, cho dù là bạn đang tổ chức hay tham dự với tư cách là một khách mời.

Hãy nghĩ đến những sự kiện như đi nghe hòa nhạc hoặc xem vũ ba-lê. Mọi chuyện cần được lập kế hoạch và thể hiện bằng văn bản và mọi việc đều liên quan đến chủ đề chung của buổi biểu diễn. Mọi chi tiết và vai trò của từng người cũng được cân nhắc từ trước. Cần có một giám đốc – chọn ra từ các nhân viên của bạn – có mặt trực tiếp tại hiện trường để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch.

1. LẬP KẾ HOẠCH CHỦ TRÌ 1 SỰ KIỆN Ở VĂN PHÒNG:

Việc lập kế hoạch chu đáo cần được thực hiện đối với tất cả các đơn vị tổ chức sự kiện mà người phát ngôn báo chí sẽ tham dự, nhưng đặc biệt đối với những sự kiện như chuyến thăm của nguyên thủ quốc gia hoặc cuộc họp của một vài bộ trưởng ngoại giao.Bước đầu tiên là chỉ định một giám đốc phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.
Sau đó, quyết định về chủ đề của sự kiện:
– Mục đích của sự kiện là gì?
– Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?
– Bạn muốn tạo ra những tác động gì?
– Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện.
– Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?
– Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?
– Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?
– Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?
Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị. Sự kiện càng lớn thì càng phải đến sớm hơn – ví dụ với một chuyến thăm ở cấp nhà nước, có thể là vài tuần trước; với một cuộc họp khoảng nửa giờ giữa các bộ trưởng là một giờ trước đó. Nhưng luôn phải có người của bạn có mặt tại nơi tổ chức vài giờ trước sự kiện để họ có thể thực hiện được những thay đổi vào phút chót.

Hãy chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử của các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đề chính trị và các vấn đề quan trọng khác, và các bài báo liên quan đến những vấn đề này.
Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên.
Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai. Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức.

2. LẬP KẾ HOẠCH Ở NGOÀI VĂN PHÒNG.

Thậm chí nếu quan chức trong chính phủ nước bạn được mời đến tham dự một sự kiện ở bên ngoài, bạn cũng cần xem xét tất cả yếu tố liên quan đến việc tham dự của quan chức đó, kể cả giấy mời và tài liệu gửi báo chí trong đó nói đến việc tham dự của quan chức đó.
Nhân viên của bạn luôn phải có mặt tại nơi tổ chức trước khi sự kiện bắt đầu. Nhờ đó, họ có thể hỗ trợ thay mặt bạn và tìm hiểu xem có thay đổi nào về chương trình không và thông báo cho quan chức chính phủ. Nếu không làm việc này, bạn sẽ không thể kiểm soát được việc tham dự của quan chức chính phủ. Một phần quan trọng trong việc lập kế hoạch tổ chức tham gia một sự kiện ở bên ngoài là đánh giá giấy mời. Hãy xem xét tình huống sau: một quan chức chính phủ đi mất hàng giờ đồng hồ để đến đọc một bài diễn văn trước những cử tọa mà ông ta cho rằng sẽ là những người ủng hộ ông ta. Nhưng khi đến nơi, ông ta phát hiện ra rằng ông ta sẽ cùng phát biểu với những đối thủ của mình, những người tranh mà ông ta sẽ phải cãi trước những đại biểu tham dự không mấy thiện cảm. Không có nhân viên nào kiểm tra trước chương trình và vì thế không ai biết rằng sự kiện trên thực tế đã diễn ra khác với nội dung qua lời mời bằng miệng trước đó. Để ngăn ngừa những tình huống bất ngờ như vậy, nhiều chính trị gia yêu cầu rằng tất cả các lời mời phải bằng văn bản. Nhờ đó, họ biết chính xác mình đang được đề nghị làm việc gì và có thể trao đổi về việc tham dự theo nội dung thư mời. Sau đó, nhiều người mới trả lời bằng văn bản thông báo về việc tham dự của họ.

Khi một lời mời được chuyển qua điện thoại, người phát ngôn báo chí hoặc lập kế hoạch có thể nói: “Chúng tôi chỉ chấp nhận lời mời dưới hình thức văn bản. Đề nghị chuyển qua đường thư tín, fax hoặc thư điện tử thư đề nghị có những thông tin sau:”
– Tên của sự kiện.
– Mục đích.
– Ngày và thời gian. Về phần này, nên tìm hiểu xem có quy định chính xác hay không. Ví dụ, nếu một hội nghị được tổ chức trong vài ngày và một quan chức được mời tham dự vào một ngày cụ thể nhưng vào ngày đó quan chức này lại không thể tham dự được, liệu có thể thay bằng ngày khác hay không?
– Địa điểm
– Số lượng đại biểu dự kiến tham gia.
– Có các đại biểu khác hay không và họ là những ai. Thông lệ có mời một vị khách phát biểu tại sự kiện hay không. Người đó có phải là quan chức cấp trên của bạn không, ví dụ đó là một nguyên thủ quốc gia. Vai trò của quan chức chính phủ là gì – sẽ đọc bài phát biểu chính, là diễn giả duy nhất hay là một trong số các diễn giả, sẽ phát biểu về chủ đề nào, v.v…
– Sự kiện đó có mời hay không mời báo giới tham gia đưa tin. Nếu đây là một sự kiện thường niên hoặc định kỳ, các phương tiện thông tin đã nói gì về sự kiện này trong những lần trước.
Sau đó bạn có thể xem xét giấy mời và thay đổi những nội dung mà bạn thích hoặc không thích, thương lượng trên cơ sở nội dung thư mời. Và bạn có thể phúc đáp bằng văn bản về những nội dung mà bạn muốn chấp nhận và những nội dung mà bạn sẽ tham dự.
Liệt kê công việc tổ chức cho một sự kiện
-Yêu cầu gửi lời mời bằng văn bản.
– Tìm hiểu sự kiện sẽ diễn ra khi nào và ở đâu và ngày giờ có được khẳng định chắc chắn hay không.
– Làm rõ mục đích của sự kiện và vai trò của quan chức khi tham dự.
– Xem xét có cần mời báo giới tham dự không.
– Yêu cầu cho biết số lượng khách mời và các đại biểu khác.

3. ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Khi bạn đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, bạn cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhằm truyền đạt thông điệp đó đến quảng đại công chúng. Ví dụ, nếu một sự kiện liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vực giáo dục, địa điểm tốt nhất có thể là một trường học. Một khi bạn đã chọn được một trường học, hãy xem xét những vấn đề sau:
– Lớp học nào là tốt nhất để tổ chức sự kiện?
– Nên để cho học sinh lớn hơn hay nhỏ hơn tham gia?
– Tôi muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại biểu ngữ nào thích hợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thông điệp?
Cần có những ai khác ở đó để giúp xây dựng nội dung thông điệp. Ví dụ, có giáo viên, cán bộ quản lý, hay là bộ trưởng giáo dục để làm diễn giả hoặc là khách mời không? Hãy quyết định khi nào nên mời họ, ai sẽ mời họ và họ sẽ đóng vai trò gì, nếu có, trong sự kiện.

dia-diem-to-chuc-su-kien

4. SÁCH GIỚI THIỆU TÓM TẮT

Tại Hoa Kỳ, khi một quan chức cao cấp như thống đốc bang, một thành viên nội các và nhất là khi tổng thống và phó tổng thống tham dự một sự kiện, họ thường nhận được trước một cuốn sách giới thiệu tóm tắt. Cuốn sách này do nhân viên của của người tổ chức sự kiện chuẩn bị. Cuốn sách được chuẩn bị nhằm mục đích thu hút sự tham gia tối đa của mọi người và tránh gây ra những bất ngờ. Thường thì một cuốn sách giới thiệu tóm tắt cung cấp những thông tin sau:
– Mục đích của sự kiện.
– Trang phục khi tham dự – tự do, công sở, nghi lễ.
– Dự báo thời tiết vào ngày diễ ra sự kiện.
– Số lượng đại biểu tham dự.
– Khả năng mời báo giới tham gia.
– Khả năng có quay phim và ghi hình.
– Địa điểm tổ chức sự kiện.
– Tên nhân viên điều phối sự kiện cùng với số điện thoại cố định và điện thoại di động.
– Các vấn đề chính trị lớn được quan tâm tại địa phương nơi đang diễn ra sự kiện.
– Cuốn sách có thể bao gồm bản sao các bài báo phụ trợ.
– Tên, chức danh và cơ quan của các đại biểu tham dự, và một bản tóm tắt những việc họ sẽ làm hoặc nội dung mà họ sẽ phát biểu trong sự kiện. Cung cấp tiểu sử, nếu thích hợp, cùng với cách phát âm chính xác tên của đại biểu nếu thấy cần thiết.
– Một chương trình chính xác tới từng phút của sự kiện.
– Những câu hỏi nào mà báo giới hoặc đại biểu có nhiều khả năng hỏi cùng với các phương án trả lời.
– Danh mục các vấn đề cần được đề cập và những vấn đề cần tránh.
– Tên của những người mà quan chức đó cần lưu ý trong số đại biểu.
– Một sơ đồ khu vực sân khấu, bao gồm cả nơi quan chức ngồi và đứng, và ai ngồi bên cạnh.

to chuc su kien

Nếu bạn đang gặp vấn đề trong việc tổ chức sự kiện hay cần sự tư vấn để chương trình bạn tổ chức được diễn ra một cách hoành tráng và chuyên nghiệp thì đừng chừng chờ mà hãy nhanh chóng liên hệ để được sự hỗ trợ từ công ty chúng tôi.

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi sự sáng tạo trong cả ý tưởng và hành động. Tuy nhiên lập một kế hoạch trước khi lên các ý tưởng sáng tạo là điều quan trọng nhất.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

   Khi nhắc đến tổ chức sự kiện đa phần chúng ta hình dung đó là một nghề thỏa mãn được óc sáng tạo, sự đam mê, năng động và luôn có những trải nghiệm mới thú vị. Nhưng ít ai ngờ rằng để thỏa mãn được những điều kể trên những người làm sự kiện cũng đều xuất phát cùng một điểm đó là lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

Bước 1 : Xác định loại sự kiện mà bạn muốn làm

  – Trước khi lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần xác định xem sự kiện mình sắp làm là sự kiện gì : Lễ khởi công – động thổ, Lễ khánh thành – khai trương,… VIệc xác định được loại sự kiện sắp làm là rất quan trọng, nó sẽ giúp bạn định hướng và hình dung được những hạng mục công việc sẽ làm trong sự kiện.

cac the loai event 2
Các loại hình tổ chức sự kiện

Bước 2 : Xác định mục tiêu của sự kiện và kết quả đạt được

  – Xác định mục tiêu của sự kiện : khi tổ chức sự kiện bạn muốn quảng cáo sản phẩm, quảng bá thương hiệu hay cũng có thể là để tri ân các khách hàng và các nhà cung cấp đã sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty. Cũng có thể là để ra mắt một sản phẩm mới, công nghệ mới, hay nhà máy mới,…Và điều quan trọng nữa là sẽ tạo được ấn tượng với người tham gia sự kiện.

Bước 3 : Xác định ngày tổ chức sự kiện

Lịch
Lựa chọn ngày tổ chức 
  – Xác định ngày tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng. Có thể lấy ví dụ như lễ khởi công – động thổ theo quan niệm của người Việt Nam đây là nghi lễ khởi đầu mang tính trang trọng  nên việc lựa chọn ngày đẹp, hợp với tuổi của chủ đầu tư là rất quan trọng, nó tượng trưng cho một sự khởi đầu may mắn và suôn sẻ.

Bước 4 : Hãy xem xét các vị trí và cơ sở vật chất phù hợp để tổ chức sự kiện.

   – Xác định việc sử dụng không gian và sắp xếp chỗ ngồi và chỗ trống cần thiết cho sự kiện hay hoạt động.
   – Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm để đảm bảo cơ sở vật chất

Bước 5 :

   – Hãy xem xét thiết lập quan hệ đối tác với các tổ chức khác hoặc người dân hỗ trợ việc thực hiện các sự kiện.
   – Xác định vai trò của mình khi xác định quyết định quan trọng.

Bước 6 : Tạo một khoản ngân sách cho sự kiện

   – Xác định các nguồn và các khoản doanh thu và chi phí tiềm năng.
   – Rà soát để chi phí thật sự thực tế và cần thiết và cập nhật doanh thu.

ngan sach
Sự kiện tổ chức cần phù hợp với ngân sách của công ty

Bước 7 : Dự kiến thời gian sự kiện.

   – Vạch ra tất cả các quyết định cần thiết / hoạt động theo một thứ tự tuần tự từ điểm xem xét ban đầu để quyết định được hoàn thành và quyết định được thực thi.
   – Thông báo thời gian để tất cả mọi người tham gia thực hiện sự kiện này.

Bước 8: Xác định các quyết định quan trọng , tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện

   – Xác định thứ tự của các hoạt động cần phải xảy ra tại sự kiện hay hoạt động.
   – Xác định xem ai sẽ thực hiện hoặc thực hiện các chương trình nghị sự.
   – Xác định các chủ đề của thông tin được chia sẻ.
   – Quyết định khung thời gian cho mỗi bài thuyết trình hay nói.
   – Quyết định loại thông tin liên lạc nên phối hợp với dẫn chương trình, khi nó cần phải xảy ra và ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và theo dõi.
   – Xác định thiết bị cần thiết cho sự kiện hay hoạt động.
   – Xác định các nguồn tiềm năng để đảm bảo thiết bị cần thiết.
   – Đánh giá chi phí của thiết bị.
   – Quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm nhận và trả thiết bị.
   – Xác định những tài liệu cần thiết, và xác định các nguồn tiềm năng mua chúng.
   – Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm thu mua, chuẩn bị và lưu trữ các vật liệu.
   – Xác định những người sẽ nhận được giải thưởng.
   – Quyết định danh mục giải thưởng và xác định các nguồn để mua chúng.
   – Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm mua giải thưởng.
   – Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động.
   – Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phát hành tờ rơi, thông cáo báo chí, email, vv
   – Quyết định ai sẽ là người liên lạc cho các yêu cầu thông tin công khai trên các sự kiện hay hoạt động.
   – Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.
   – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu .

Bước 9 : Hãy xem xét những bổ sung nhân sự, các mặt hàng nếu cần thiết

   – Lễ tân – PG – Ca sỹ – MC
   – Thực phẩm
   – Âm nhạc
   – Huy chương, hoa
   – Nhiếp ảnh, video
   – Dụng cụ làm sạch …

Bước 10 : Bạn đã lên kế hoạch tốt và sẵn sàng để thực hiện. Chúc bạn có một sự kiện thành công!

tai tam tin chia khoa dua ban den thanh cong
Thành công sẽ đến với những người biết chuẩn bị

  Dù khi đã tổ chức sự kiện thành công, bạn vẫn phải tiếp tục học hỏi và phát triển để có thể trở thành một chuyên gia thực thụ. Cách tốt nhất là tham gia tích cực vào các hoạt độngxã hội, bạn sẽ có cơ hội được tận mắt thấy cách thức tổ chức một sự kiện với các quy mô khác nhau để từng đó rút ra kinh nghiệm riêng cho bản thân và sẽ tự mình có thêm được những ý tưởng mới trong các sự kiện do mình đứng ra tổ chức.

3 quy trình tổ chức sự kiện mà bạn cần phải biết

Tổ chức sự kiện bao gồm một danh sách công việc thuộc các lĩnh vực khác nhau như: chi phí, luật pháp, văn hóa, kĩ thuật- công nghệ…Vì vậy, muốn tổ chức event thành công cần một quy trình tổ chức sự kiện cụ thể và phân công công việc đến từng người trong nhóm.

Nội dung công việc trước sự kiện

1. Chủ để sự kiện:

Chủ đề của từng sự kiện có thể bị chi phối bởi các yếu tố khác nhau như: quy mô, cách thức tổ chức, ý kiến khách hàng, văn hóa vùng miền, quan điểm và năng lực cá nhân của người… Vì vậy, mỗi sự kiện đều có một ý tưởng khác nhau cho phù hợp với các khía cạnh đó. Ý tưởng phải thuộc sở hữu trí tuệ của những người làm nghề và không sao chép. Tuy được phép kế thừa và học hỏi trong các chương trình nhưng việc sao chép ý tưởng là điều không nên. Vì điều đó khiến cho khách hàng thấy được sự bất lực của bạn và bạn khó có thể hợp tác với họ trong những chương trình sắp tới.

Quy trình tổ chức sự kiện

2. Kịch bản chương trình:

Thực chất kịch bản là những nội dung event sẽ diễn ra nhưng được trình bày trên giấy. Khâu này quyết định bạn có thể kí được hợp đồng hay không. Kịch bản chương trình sẽ được gửi đến khách hàng cùng với báo giá cụ thể. Nếu là chương trình có đấu thầu thì đây cũng chính là hồ sơ dự thầu của đơn vị bạn. Vì vậy, mỗi công ty đều đầu tư cho kịch bản chương trình rất kĩ càng nhằm giành hợp đồng về đơn vị mình.

Quan trọng nhất khi xây dựng kịch bản event đó chính là tạo sự khác biệt so với các đối thủ khác. Nội dung sáng tạo trong khi giá thành rẻ là tiêu chí quan tọng giúp cho đơn vị của bạn giành được chiến thắng.

3. Phân công công việc:

Một người sẽ không thể tự mình xây dựng được cả một sự kiện. Nó đòi hỏi sự chuyên nghiệp về chuyên môn của nhiều ngành nghề khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kĩ thuật (lắp ráp nhà giàn, điều khiển âm thanh, ánh sáng), quản lý (tổ chức sự kiện), kế toán (kí và thanh lý hợp đồng)… Do đó, trước khi chương trình diễn ra, bạn phải có bảng phân công công việc cho từng người một cách cụ thể nhất. Công việc của phòng thiết kế là gì, ngày set-up chương trình vào ngày nào, MC, đội biểu diễn do ai phụ trách, nhân viên hậu cần gồm bao nhiêu người… Tất cả đều cần lên kế hoạch thật chi tiết và yêu cầu các thành viên thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc để đốc thúc, nhắc nhở nếu thấy cần thiết.

Các bước tổ chức sự kiện

Nội dung công việc trong sự kiện

1. Thực hiện kế hoạch:

Dựa vào bảng phân công trước đó, các bộ phận sẽ bắt tay vào khâu thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch sẵn có. Mọi công việc sẽ được diễn ra dựa trên sự giám sát chặt chẽ của các trưởng bộ phận và trưởng ban tổ chức chương trình. Trong quá trình thực thi, nếu có bất kì vấn đề gì trong khâu tổ chức, các phòng ban nhanh chóng báo cho trưởng ban để xử lý kịp thời. Tránh việc chậm trễ hoặc tự ý xử lí khiến cho công việc cả nhóm bị ảnh hưởng.

2. Tổ chức event:

 

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo công việc được phân công trước đó. Mỗi bộ phận có trách nhiệm hoàn thành tốt phần việc của mình. Tất cả mọi khâu tổ chức đều đóng vai trò quan trọng như nhau và góp phần vào thành công chung của sự kiện. Khi có phát sinh bất cứ vấn đề gì, cả nhóm sẽ cùng nhau ngồi lại và lên phương án cụ thể để giải quyết một cách nhanh nhất.

Trong quá trình sự kiện diễn ra, trưởng ban tổ chức phải luôn có mặt và giám sát mọi công việc. Các khâu cũng cần tuần theo sự phân công của trưởng ban tổ chức để chương trình diễn ra được trôi chảy.

Nội dung công việc sau sự kiện:

1. Thu dọn đồ đạc, trả lại mặt bằng:

Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình sẽ tiến hành thu dọn các vật dụng để mang về kho và trả lại mặt bằng như trước khi tổ chức sự kiện. Những rác thải trong quá trình sự kiện diễn ra cũng sẽ được dọn dẹp sạch sẽ.

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Việc thanh toán hợp đồng cũng được diễn ra sau khi chương trình kết thúc. Nếu không có sai sót nào xảy ra, phía bên A sẽ tiến hành thanh toán tiền cho bên công ty tổ chức sự kiện. Những hình ảnh, clip ban tổ chức ghi lại trong sự kiện cũng sẽ được gửi cho bên A để họ lưu lại tư liệu.

2. Rút kinh nghiệm chương trình:

Khi event kết thúc, các bộ phận có trách nhiệm báo cáo lại tất cả công việc của mình, bao gồm cả những việc làm được và những thiếu sót nhằm rút kinh nghiệm cho chương trình lần sau.

Công việc tổ chức event tưởng chường như đơn giản nhưng hoàn toàn không dễ chút nào. Để có một chương trình thành công và mang đến cho khách hàng sự hài lòng là cả một quá trình chuẩn bị rất công phu của ekip sản xuất. Chỉ có lòng yêu nghề, sự tâm huyết mới giúp những con người ấy bám trụ và hết lòng khi tổ chức các event. Và đó cũng chính là bí quyết để họ gặt hái được các thành công cho riêng mình.

Những mẹo nhỏ khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Sự kiện đặc biệt là một sự kiện diễn ra chỉ có một lần, thường tập trung vào những dịp đặc biệt như động thổ, khai trương. Đặc biệt, sự kiện có thể được tổ chức nhằm vào những mục đích khác như Hội chợ việc làm, tiệc trao giải thưởng hoặc cuộc thi về thiết kế logo.

Những sự kiện diễn ra 1 lần duy nhất này thường khác biệt so với quy trình tổ chức sự kiện có sẵn. Sau đây là những bước hướng dẫn lập kế hoặc tổ chức sự kiện.

Kế hoạch tổ chức sự kiện đặc biệt: Kế hoạch càng chi tiết càng dễ thành công.

Sự kiện đặc biệt là một sự kiện diễn ra chỉ có một lần, thường tập trung vào những dịp đặc biệt như động thổ, khai trương. Đặc biệt, sự kiện có thể được tổ chức nhằm vào những mục đích khác như Hội chợ việc làm, tiệc trao giải thưởng hoặc cuộc thi về thiết kế logo.

Những sự kiện diễn ra 1 lần duy nhất này thường khác biệt so với quy trình tổ chức sự kiện có sẵn. Sau đây là những bước hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức sự kiện:

Phát triển chiến lược nhắm đến thành công

– Hãy chắc chắn rằng mục đích của những sự kiện đặc biệt phải đủ quan trọng để xứng đáng với thời gian và chi phí cần thiết thích hợp cho từng giai đoạn, cho việc quảng bá và ước tính chi phí cho sự kiện đó.

– Hãy cẩn thận trong việc liên kết giữa các dạng sự kiện được tổ chức với mục đích mà nó nhắm đến.

– Đảm bảo được các thành viên trong team hỗ trợ toàn diện cho sự kiện.

– Nhắm đến nhóm đối tượng có thể tài trợ cho sự kiện.

– Bắt đầu lập kế hoạch ít nhất 3 tháng, và trong nhiều trường hợp thậm chí là chuẩn bị trước các quy trình tổ chức sự kiện trước 1 năm.

– Xây dựng các cách thức để đánh giá mức độ thành công của sự kiện. Mục tiêu sự kiện có thể đo lường được có thể bao gồm lượng người tham gia, số tiền quyên góp được, mức độ gia tăng người sử dụng sản phẩm, dịch vụ.

Lập bảng liệt kê đầu việc

Một danh sách liệt kê đầu việc sẽ hướng dẫn cụ thể từng bước để tổ chức và tiến hành một sự kiện đặc biệt.

Tạo dựng ngân quỹ (dành cho những sự kiện nhằm mục đích quyên góp gây quỹ)

Mục tiêu là cung cấp cho người lập kế hoạch tổ chức sự kiện một bản kế hoạch tài chính chi tiết. Ngân sách phải cụ thể và bao gồm các cơ hội thu lợi nhuận (tài trợ, bán vé, quyên góp, bán hàng giảm giá) cũng như những chi phí nhỏ khác.

Xem xét công việc hậu cần

Với nhiều hoạt động diễn ra cùng lúc, có nhiều chi tiết cần được kiểm tra. Những khâu quan trọng cần được xem xét và lên kế hoạch như: kích thước nơi tổ chức sự kiện, những hỗ trợ cần thiết, sắp xếp vật dụng cần có, dọn dẹp, có kế hoạch phòng ngừa cho những việc đột xuất, phương tiện đi lại và những dịch vụ công cộng như cảnh sát, cứu hỏa.

 

Kế hoạch truyền thông

Xúc tiến một sự kiện đặc biệt cần có sự kết hợp giữa tư duy sáng tạo và thự tiễn.

Hãy huy động tất cả các phương tiện truyền thông có sẵn tại địa phương để quảng bá sự kiện. Nếu được, bạn có thể lập danh sách chi tiết tên những người có thể giúp bạn được trong vấn đề này.

Đánh giá sự kiện

Hãy dành thời gian để đánh giá sự kiện ngay sau khi sự kiện kết thúc, lúc đó những chi tiết gần như còn nguyên vẹn. Bạn cũng nên chuẩn bị những phiếu khảo sát cho những người tham gia. Và cuối cùng nhưng cũng khá quan trọng là phải cảm ơn tất cả những người đã tham gia vào sự kiện của bạn.

 

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ CÓ MỘT CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN TỐT NHẤT!